Monica Barley nous conseille sur la gestion du changement en petits cabinets. Comment s'y prendre à l'avance (ou en retard) et comment gérer au jour le jour.
Monica Barley nous conseille sur la gestion de changement en petits cabinets. Comment s'y prendre à l'avance ou en retard et comment gérer au jour le jour.
Quelle est la différence entre le changement planifié et le changement forcé? Comment peut-on communiquer à nos clients une transition subite, tout en les rassurant que celle-ci est pour le mieux? Comment garde-t-on le moral? Me Barley a les réponses pour vous.
Me Monica Barley, du cabinet Actus Law Droit, situé à Moncton au N-B pratique depuis 2002 et a entamé sa carrière chez Actus Law Droit 8 ans plus tard, en 2010. Elle a également été membre du conseil d’administration de l’OBNL Résidences Alternatives Inc., ainsi qu’avoir présidé le Carrefour pour femmes Inc. et la Section du droit des aînés au sein de l’Association du Barreau canadien, division du Nouveau Brunswick.
Deux outils utiles en ce temps de changements constants: Comment innover: L'avenir des petits cabinets et des juristes exerçant seuls et Guide pratique de gestion du changement.
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Animatrice : Vous écoutez Juriste branché présenté par l’Association du Barreau canadien.
Annonce : Le COVID-19 a jeté une lumière crue sur de nombreuses failles dans nos institutions. Dans les soins de santé, évidemment, dans l’éducation, ainsi que plusieurs secteurs de notre économie. Elle également révéler un système judiciaire pris complètement au dépourvu. La question qu’on se pose est la suivante : Les acteurs clés du secteur juridique sauront-ils réformer et moderniser notre système de justice dans l’après-crise? Je suis Yves Faguy, écoutez notre prochaine série de conversations animées par ABC National en collaboration avec le projet Avenir en droit de l’ABC: Après la pandémie, l’avenir de la justice.
J’aurai l’occasion de discuter de ces enjeux avec différents intervenants du secteur juridique, ne manquez pas cette programmation spéciale du Juriste branché, qui vous sera présenté à compter de mai 2020.
Katherine Provost : Chers auditeurs, afin de respecter les règles de distanciation sociale, nous avons enregistré cet épisode de la maison, plutôt qu’en studio comme à l’habitude. Bonne écoute!
Bonjour et bienvenue à Juriste branché, je suis votre animatrice Katherine Provost. On dit que dans la vie le changement est la seule constance. Il est normal que d'une année à une autre votre cabinet évolue et grandisse avec vos clients et votre succès, avec les changements de législation et avec de nouvelles pratiques juridiques. Je suis certaine que votre méthode de travail au sein de votre cabinet entre la première année de pratique et aujourd’hui est considérablement différente, et que ce changement s’est sûrement fait graduellement. Par contre le changement soudain, comme lors d’une crise, comme en ce moment avec la pandémie de la COVID-19 est beaucoup plus difficile à accueillir. Il nous force à revoir nos pratiques du jour au lendemain, il secoue notre confiance et en soi, il nous met mal alaise.
Pour aider les petits cabinets des juristes exerçants seuls à naviguer en moment de crise, nous discutons aujourd'hui avec maître Monica Barley du cabinet Actus Law Droit situé à Moncton au Nouveau-Brunswick. Maître Barley pratique depuis 2002 et a entamé sa carrière chez Actus Law Droit 8 ans plus tard en 2010. Elle y est devenue associée en 2012. Elle est également une bénévole hors pair et a été membre du conseil d’administration de l’OBL Résidences Alternatives inc. ainsi qu’avoir présidé le Carrefour pour femmes inc. et la section du droit des aînés au sein de l’Association du Barreau canadien division du Nouveau-Brunswick. Elle est maintenant présidente du Centre de pédiatrie sociale du Sud-Est.
Bienvenue à Juriste branché Maître Barley.
Barley : Merci, bienvenue.
Katherine : Donc pour commencer j’aimerais qu’on parle un peu de la différence entre le changement planifié et le changement forcé. De votre expérience qu'est-ce que vous pourriez nous en dire?
Barley : Si c’était un changement planifié de ma perspective, c'est nous qui aurions eu le contrôle sur comment apporter des changements d’une façon structurée planifier à l’avance, d’ailleurs je pense qu’on aurait eu beaucoup plus de temps à y penser, lorsque c'est forcé, c'est certain qu’à ce moment-là qu’on est beaucoup plus réactionnel. On essaye de remplir les exigences qui nous sont forcées le mieux possible.
Katherine : Est-ce que vous diriez que d’être forcé à innover rapidement ça peut être bénéfique pour un petit cabinet ou un juriste indépendant?
Barley : Certainement, une des choses que moi j'ai pensé presque dès le début, c’est qu’il y allait certainement y avoir des bénéfices qu'on allait recevoir de tout ça, tant au niveau du cabinet, que comme avocat que comme système judiciaire. D’ailleurs pour moi c'est une des choses que… je suis contente que on va ultimement pouvoir en bénéficier.
Katherine : Oui donc, quel genre de… vous dites que vous pourriez en bénéficier, dans quel sens est-ce qu'on pourrait le faire?
Barley : Un exemple parfait pour moi, y a plusieurs années qu’on cherchait à convaincre les tribunaux de pouvoir déposer nos documents électroniquement et c'était toujours refusé. On était toujours dit que ça allait venir, ça allait venir, mais on attendait toujours. Pis lorsque je dis plusieurs années, je parle d’il y a au moins 10 ans qu’on parlait de ça. En raison de la pandémie, ils l’ont permis, et d’ailleurs on a été dit récemment que ça allait rester. Ça, c'est un exemple, mais un autre exemple également, des comparutions par téléphone ou par vidéoconférence. Quoique ça arrivait parfois, mais ça arrivait malheureusement trop rarement. Pis dans une province comme le Nouveau-Brunswick, moi je me suis déjà vu voyager deux heures en voiture pour me rendre en cour pour demander un ajournement. Alors ma comparution durait seulement peut-être 10 ou 15 minutes, pis là je retournais deux heures de voiture au bureau. Alors, je souhaite que maintenant, parce que les gens, tous les gens ont dû s’habituer, que ça va rester.
Katherine : Vous parlez beaucoup de changements technologiques, mais en général c'est souvent les changements qui sont les moins faciles à intégrer rapidement. On parle du sans-papier, on parle de la digitalisation d’à peu près tout, l’utilisation de mégas données, les réseaux sociaux, les vidéo-conférences. Maintenant on a été obligé de les implémenter assez rapidement. Est-ce qu'il y a une façon, est-ce qu'il y a des trucs que on peut utiliser en ce moment pour les implémenter facilement sans créer trop d’inconfort pour nos clients et nos collègues?
Barley : Les trucs que nous on a trouvé c'est vraiment que pour ceux… y a certaines personnes qui peuvent s’adapter beaucoup plus rapidement que d’autres. Alors lorsque ces personnes-là se sont adaptées, si elles peuvent rassurer les autres, puis leur montrer comment faire, pis prendre le temps nécessaire pour leur montrer, on s’est aperçu que ça ça l’aide beaucoup. Je pense que le gros obstacle à l’adaptation à la technologie, c'est souvent qu’on est très confortable dans ce qu’on fait à tous les jours. Alors, c'est vraiment, contre l’adaptation, c'est vraiment de changer ce qu’on est confortable de faire. C'est sûr que lorsque c'est forcé, on se trouve à ne pas avoir de choix, ou beaucoup moins de choix. Alors, à ce moment-là on le fait parce qu’on se sent obligé. C'est pour cette raison-là que moi je disais qu’on allait créer des bénéfices de ça.
Katherine : Comment est-ce qu'on peut faire pour que ça reste, donc pour que le choc ne soit pas trop brusque que les gens disent : ah j’ai tellement hâte de revenir à la façon d’aller en cour, de me présenter en personne. Au contraire qu’ils voient le bénéfice de dire : ah c'est ben plus pratique de faire ça par vidéoconférence.
Barley : C'est ça le risque, parce que moi je suis une personne beaucoup plus électronique de genre. Alors, ça c'est un risque que je perçois également, que… les gens vont vouloir retourner à ce que eux perçoivent comme leur normal, puis que dans le fond on va perdre un peu ces bénéfices-là. Je pense que c'est plutôt pour ceux qui veulent ce changement-là, de continuer à militer encore plus fort qu’ils le faisaient peut-être avant. Parce que maintenant ils peuvent au moins dire : ben vous avez vu, c'est pas si mal, vous l’avez fait. Quelque chose que moi je fais au bureau c'est de dire aux gens : la société s’en va dans cette direction-là, elle ne s’en va pas dans la direction opposée. Alors il faut qu’on continue à développer, parce que sinon ça va nous dépasser.
Katherine : Vous parlez de communiquer le fait que ça va changer. Comment est-ce qu’on peut communiquer cette transition-là subite à nos clients, tout en gardant une compassion et en les rassurant que c'est pour le mieux?
Barley : Ça, c'est ce qui a été peut-être le plus difficile. On a été obligé de se fier aux médias sociaux beaucoup plus qu’on aurait peut-être pensé. Pis dans le fond, en raison du fait que tous les gens étaient ordonnés de rester à la maison, c'était vraiment presque le seul moyen de communiquer avec eux au niveau global. C'est sûr qu’à ce moment-là si on avait des clients existants, qu’on pouvait communiquer avec eux soit par téléphone, soit par courriel, pis de les rassurer de ces façons-là, pis à ce niveau-là moi ça m’a énormément surpris. Parce que j’ai trouvé que même les gens qu’on ne se serait pas attendu qu’ils pouvaient s’adapter le faisaient. J’ai fait une rencontre par une vidéoconférence avec une madame qui avait proche de 90 ans, que c'est sa fille qui a aidé le processus, mais ça s’est très bien passé. Pis prochainement je vais faire une autre rencontre par vidéoconférence avec une patiente à l’hôpital. C'est l’hôpital qui aide à céduler la vidéoconférence parce qu'il y a personne qui peut se rendre à l’hôpital. Ça fait que je trouve que c'est vraiment bien. Y a des développements que je pense que les gens vont voir eux-mêmes qu’ils sont capables peut-être par opposition de ce qu’ils pensaient avant.
Katherine : Oui donc c'est leur démontrer qu’en fait ça fonctionne très bien.
Barley : Oui, oui.
Katherine : Vous avez parlé des réseaux sociaux, comment vous avez réussi à communiquer avec vos clients? Est-ce que vous pourriez nous en dire plus?
Barley : Oui. Ça fait que nous ce qu’on a fait c'est qu'on a euh... envoyé un message même à travers Facebook. Ce qu'on s’est aperçu dès le début, c'était que les gens passaient plus de temps sur Facebook qu’ils le faisaient auparavant. Puis, euh... ça fait qu’on a communiqué par ce moyen-là. Ensuite on a également mis la communication sur le site web, puis le plus possible on essayait de faire cette communication-là par cette entremise-là. S’il y avait un besoin plus immédiat, ben là à ce moment-là on le faisait par courriel ou par téléphone.
Katherine : Vous parlez qu’avant vous n’étiez pas nécessairement focussé sur le marketing, vous avez du un peu réaffecter les tâches. Par la suite, une fois que cette crise va être passée, est-ce que vous voyez une valeur à rajouter une personne pour le marketing, pour l’image de marque de votre cabinet?
Barley : C'est difficile. Le marketing au niveau d’un cabinet juridique comme le nôtre, nous autres on trouve que c'est vraiment beaucoup plus ciblé que ça. Même si le marketing se fait beaucoup plus électroniquement ou sur les médias sociaux qu’avant, on trouve que vraiment de cibler les marchés spécifiques à ce qu'on cherche développer c'est ça qui fonctionne le mieux. Puis, ensuite de faire du marketing presque de bouche à oreille c'est encore mieux. Ça fait que c'est peut-être pas ce qui est comme traditionnellement vu dans d’autres industries, nous c'est ce qu’on a compris.
Katherine : Comment est-ce que c'est possible de faire ce ciblage en ce moment avec la crise de la COVID-19. Est-ce que c'est possible ou on est vraiment en mode gestion de crise, évaluation des priorités vraiment sur les cas et non pas sur les cas du cabinet?
Barley : Ça, c'est quelque chose qu’on s’est posé comme question souvent, parce qu'on voulait certainement être sensible au fait qu’on vit dans une situation très difficile. On ne voulait pas être perçu comme étant : vouloir prendre avantage de la situation. Ça fait qu’on a plutôt gardé ça presque assez général. Pis on a changé un petit peu le marketing de sorte à plutôt aviser les gens qu’on était encore là pour eux, pis que même si que dans le fond les gens percevaient comme quoi que tout était arrêté, y avait encore des situations dans lesquelles le besoin d’un avocat pouvait se présenter, pis de pouvoir faire du marketing plus à ce niveau-là, versus dire euh... tsé en temps normal : venez faire ceci, venez faire cela.
Katherine : Oui donc on leur laisse savoir qu'on est encore en action dans le fond?
Barley : C'est ça pis comment communiquer avec dans cette situation si vous en avez besoin, parce qu’on est toujours là, pis on est toujours disponible à pouvoir régler les problèmes qui peuvent survenir malgré notre situation.
Katherine : Oui donc on a parlé de la communication avec les clients, mais qu’en est-il de la communication entre collègues? Donc, dans un cabinet, surtout dans un petit cabinet, j’imagine où les discussions doivent se faire beaucoup dans le corridor, dans les bureaux, à la fontaine d’eau. Comment est-ce qu'on fait maintenant pour rester en communication avec les collègues malgré l’isolement social ?
Barley : Ça ç’a été difficile aussi, pis d’ailleurs je pense que de ma perspective, c'est ça qui a été le plus difficile. Nous notre cabinet on est 13 avocats, on est copropriétaires, puis on a dû naturellement je pense augmenter nos réunions comme propriétaire pour s’assurer du bon fonctionnement pis prendre des décisions beaucoup plus rapidement. Puis la seule raison qu’on pouvait faire ça c'était vraiment par vidéoconférence, ça ça n'a pas été évident de pouvoir s’assurer que tout le monde pouvait y participer pleinement. Y a eu beaucoup de changements ou d’adaptations qui ont dû se faire, plus pour certains que d’autres. Mais, fondamentalement, c'est comme ça qu’on a vu que c'était la meilleure façon de communiquer parce que lorsqu’on doit prendre des décisions difficiles de pouvoir voir le visage de quelqu'un et de s’assurer qu’on est bien compris c'est important. Alors dans ces situations-là on a déterminé très rapidement qu’une vidéoconférence était la meilleure façon de continuer. Autrement, on fonctionne par courriel, ou par téléphone, du mieux qu’on peut vraiment.
Katherine : Donc on s’assure de rester disponible de d’autres façons.
Barley : Oui, puis c'est sûr que dans un bureau on essaye toujours de connecter avec nos employés, connecter avec nos avocats associés et tout ça. Ça, ç’a été presque impossible. Juste ramasser le téléphone et de s’assurer que la personne est correcte et de poser comment ils vivent ça, s’ils ont des soucis, est-ce qu'on peut faire quelque chose pour eux, ç’a vraiment été le seul moyen qu’on pouvait comme d’essayer de maintenir cette connexion-là.
Katherine : On prend des nouvelles de chacun de soi, on s’occupe de l’un l’autre, mais comment est-ce qu'on peut aussi s’occuper de nous-mêmes? Comment est-ce qu'on garde notre sang-froid, notre professionnalisme lors d'une crise de cette ampleur qui nous force à revoir nos méthodes de travail?
Barley : Ç’a été difficile, c'est certain qu’on a remarqué dès le début que les gens étaient beaucoup plus anxieux, beaucoup plus stressés, alors beaucoup moins patients. Mais je pense de reconnaitre ça et d’essayer d’être beaucoup plus patients avec les autres en raison de ça, c'est ça qu’il semble avoir fonctionné jusqu’à date. C'est drôle parce que maintenant y a plusieurs semaines qu’on est dans cette situation-là pis même si qu'on s’habitue jusqu’à un certain point, on s’aperçoit que le stress est toujours là, parce qu'on vit quand même des situations qui ne sont pas naturelles.
Katherine : Est-ce que vous avez des conseils en matière de santé mentale pour soi? Des petits trucs pour garder une bonne santé mentale?
Barley : Moi, mes seuls conseils vraiment c'est d’essayer de prendre du temps pour soi, malgré soi, aller prendre une marche, faire de l’exercice. Je pense que c'est naturel de penser peut-être plus au travail que d’habitude parce que c'est ça qui nous cause le plus peut-être de stress, mais essayer de décrocher le plus qu’on peut. C'est sûr que c'est pas évident quand on travaille de la maison, parce qu'on se sent comme quoi que lorsqu’on sort du lit, on prend un café, pis la seule autre option c'est… c'est de marcher trois pas pour se rendre à notre bureau. Mais, c'est d’essayer de décrocher le plus possible.
Katherine : Donc, on fait une séparation entre le milieu de travail et le milieu personnel?
Barley : Oui! Autant que c'est difficile, parce que j’ai vu qu'il y avait beaucoup de gens qui se sont installés sur leur table de cuisine, parce qu'ils n’ont pas nécessairement une salle de libre pour un bureau. C'est certainement pas évident pour tout le monde.
Katherine : Oui parce qu'on reste dans notre milieu personnel, y a pu de séparation.
Barley : C'est ça, c'est ça. Moi-même je me suis aperçu que juste la conduite de la maison au bureau, c'est quand même un moment où est-ce qu'on peut rassembler nos idées et se préparer pour aller travailler. Puis, euh... de la même façon lorsqu’on va du bureau à la maison à la fin d'une journée de travail, c'est également une opportunité pour réarranger notre journée et ensuite préparer à comme laisser aller. Puis là, on vit tout dans le même… dans le même 2000 pieds carré là.
Katherine : Oui c'est ça y a pas de transition entre le travail et le retour à la maison.
Pour terminer l’épisode, est-ce que vous pourriez nous parler un peu de votre expérience personnelle professionnelle avec la pandémie de la COVID-19? Comment réussissez-vous à surmonter les obstacles? Comment prenez-vous soin de vous-même? Comment est-ce qu'on prend soin de ses collègues? Etc.
Barley : Pour moi ç’a vraiment été une question d’essayer de m’adapter le plus vite possible. Dès qu’on a été ordonné de travailler de la maison le plus possible euh... je me suis organisé pour pouvoir faire ça. Puis ensuite c'était d’essayer de faire une journée de travail le plus que possible au temps que j’étais à la maison. Puis ensuite, de décrocher comme je parlais, que lorsque ma journée était finie, j’essayais de ne plus regarder ça avant le lendemain à, genre matin. Puis c'est sûr que c'est pas évident, parce que tout ce qui est social a changé énormément. Puis euh... tout d’un coup y a énormément moins de possibilités. Mais, de passer plus de temps dehors, pis d’essayer de commencer à planifier pour le printemps, puis l’été, pis de rêver de qu'est-ce que ça peut ressembler dans cette situation, pour moi j’ai vu que c'est… ça l’aide. Je suis une personne qui pense naturellement optimiste, fait que je me dis : ah ben, au moins cette année on aura un beau jardin comme exemple. Puis essayer de planifier là-dessus.
Katherine : Oui est-ce que vous avez commencé à planifier l’après-crise, le retour au bureau, ou ça c'est pas encore sur votre radar?
Barley : J’ai commencé à tourner ma tête à ça, mais ce qui est intéressant puis encore inconnu c'est on est dit qu’on va quand même recevoir des restrictions, même si que dans le fond le bureau pourra ouvrir, ça va pas nécessairement ouvrir à la normale comme avant. C'est à ce niveau-là que je pense qu’il faut passer un petit peu plus de temps à réfléchir à qu'est-ce que ça ça va ressembler et qu'est-ce qui va être l’impact de ça. Ça fait que… mais encore là, moi comme je disais, je suis une personne optimiste alors je pense que malgré ça y va y avoir quand même des choses positives qui vont sortir de ça. Pis peut-être que l’électronique pis la technologie qu’on a dû s’adapter très rapidement va rester.
Katherine : Merci Maître Barley pour vos bons conseils sur la gestion du changement au sein des petits cabinets et pour les juristes exerçants seuls. Il n’est clairement jamais trop tôt pour prévenir les effets d’un bouleversement. À nos auditeurs maintenant, je vous invite à la description de l’épisode pour trouver des liens au guide Pratique de gestion du changement et au guide Comment innover, l’avenir des petits cabinets et des juristes exerçants seuls. Puis, via Twitter, dites-nous comment vous avez réussi à naviguer à travers le changement durant une crise. N’hésitez pas à partager l’épisode sur nos réseaux sociaux et à nous suivre sur Twitter, @Nouvelles_ABC. Pour nos épisodes précédents et futurs, abonnez-vous à Juriste branché sur Apple Podcast, Stitcher et Spotify. N’hésitez pas à nous laisser des évaluations et des commentaires sur ces plateformes. Vous y trouverez également notre balado en anglais The Every Lawyer. À la prochaine!